VHV Messenger

Bedienungsanleitung zur Nutzung des VHV Messenger

1. Aufforderung zur Kennwortvergabe via Link

Als Empfänger einer vertraulichen Nachricht werden Sie zunächst gebeten, dem beigefügten individuellen und zeitlich begrenzten Link zu folgen, um so Ihr persönliches Kennwort zu vergeben. Mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem von Ihnen vergebenen Passwort wird ein Account für die Nutzung des VHV Messenger erstellt. Das Passwort wird außerdem dazu benötigt, um das zu erzeugende PDF-Dokument zu verschlüsseln.

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2. Einmalige Vergabe des persönlichen Kennwortes

Sie erhalten im Web-Browser nun die Möglichkeit zur Kennworteingabe. Dabei werden Sie nun aufgefordert, ein persönliches Kennwort zu hinterlegen, welches für die Verschlüsselung verwendet werden kann. Zur Vermeidung von Tippfehlern muss dieses zweifach eingegeben werden. Das Kennwort muss folgende Zeichen enthalten:

  • mind. 8 Zeichen
  • mind. 1 Buchstabe
  • mind. 1 Ziffer
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Zur Wiederherstellung des Kennwortes im Falle eines Verlustes, werden Sicherheitsfragen verwendet. Sie werden aufgefordert, eine von sieben Sicherheitsfragen auszuwählen und diese mit einer individuellen Antwort zu belegen. Dieses ist wichtig, um im Falle eines Kennwortverlustes Sie als Eigentümer des Kennwortes zu identifizieren und Ihnen das Kennwort wieder mitzuteilen zu können. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass jede Mail immer wieder gelesen werden kann, sofern nicht nach Ablauf von 60 Tagen ein neues hinterlegt worden ist.

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Nach Erhalt der Erfolgsmeldung, werden Sie aufgefordert erneut Ihr Mailpostfach zu prüfen.

Sie erhalten die Info, dass die Einrichtung des persönlichen Kennwortes erfolgreich verlaufen ist.

Ferner werden Sie darüber informiert, dass dieses Kennwort nun verwendet wird, um die eigentliche Nachricht in ein PDF-Dokument umzuwandeln, mit diesem Kennwort zu schützen und in einer weiteren Mail, der Trägernachricht, an Ihre Mailadresse zuzustellen.

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3. Mail wird als kennwort-geschützte PDF-Datei an Sie gesendet

Mit Hilfe einer sogenannten „Trägernachricht“ erhalten Sie die verschlüsselte Nachricht als PDF-Anhang.

Sie erhalten eine Mail mit allen relevanten Dateianhängen als kennwort-geschützte PDF-Datei. Die PDF-Datei kann mit einem PDF-Reader (bevorzugt Adobe Reader) geöffnet werden. Mittels des zuvor selbst definierten Passwortes wird die Datei wieder „entschlüsselt“.

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4. Empfänger „entschlüsselt“ PDF mit dem unter 2. vergebenen Kennwort

Sie können nun die für Sie bestimmte Nachricht lesen, Anhänge öffnen, Antworten verfassen oder exportieren.

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Im PDF-Dokument werden im oberen Teil die Kommunikationsinformationen (Absender, Empfänger, Betreff, Datum…) aufgelistet. Darunter werden die ggf. mitversandten Dateianhänge angezeigt, die durch Doppelklick geöffnet werden können. Der Text des Absenders steht im unteren Teil des PDF-Dokumentes.

Mit einem Doppelklick auf Anworten öffnet sich ein Dialogfenster, dass bestätigt werden muss. Dies kann einmalig geschehen oder dauerhaft.

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Sobald das Dialogfenster mit Ok bestätigt wurde öffnet sich in ihrem Standardbrowser das Kommunikationsmenü, mit dem Sie auf die Email antworten oder eine neue Email verschicken können.
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5. Exportieren der Emails zur Weiterverarbeitung in den eignenen Systemen

Im letzten Schritt wird ihnen erklärt, wie sie eine Mail aus dem verschlüsselten System exportieren und in ihr eigenes System unverschlüsselt überführen können. Dies hat den Vorteil, dass sie die Mail auf dem herkömlichen weg durchsuchen und archivieren können. Bei einer Weiterleitung ist allerdings darauf zu achten, dass diese Nachricht vertrauliche Inhalte enthält. Aus diesem Grund, sollte sichergestellt werden, dass die Nachricht beim Weiterversand erneut verschlüsselt wird. Die Erklärung für das Exportieren von Emails erfolgt Betriebssystem spezifisch, bitte wählen Sie aus den folgenden Optionen:

Apple Mail oder  Microsoft Outlook